In base alla legge n. 241/1990, novellata dalla legge n. 15/2005, ogni pubblica amministrazione, tra cui anche il Comune, ha dovere di rendere trasparente la propria attività:
agevolando l’accesso degli interessati ai propri uffici per permettere di ottenere le informazioni di cui abbia la disponibilità
garantendo agli interessati la conoscenza dello stato dei procedimenti in corso e permettendo ai cittadini la partecipazione alle decisioni prima che queste siano assunte dall’amministrazione stessa.
Per questo ogni cittadino o associazione, per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, quando cioè ne abbia un interesse personale e concreto, può conoscere tutta la documentazione amministrativa, secondo quanto stabilito dalla normativa vigente e dal relativo regolamento comunale di accesso agli atti e alla documentazione amministrativa, chiedendo di esaminare i documenti che interessano o di ottenerne copia.
Sono documenti amministrativi tutte le informazioni di cui l’Amministrazione comunale ( e tutte le altre amministrazioni pubbliche ) dispone:
in qualsiasi forma: atti scritti, disegni filmati, diapositive o fotografie, registrazioni, dischetti informatici, atti interni ( es. circolari, pareri etc … ) ad eccezione di quelli predisposti per la preparazione di regolamenti, piani o programmi ( es. piani regolatori, programmi di servizio pubblico, bilanci, etc … )
non importa se formati dall’Amministrazione comunale ( deliberazioni, ordinanze, certificazioni etc … ), da altra Amministrazione o da privati
se un atto rinvia o comunque si riferisce ad altro documento ( un parere, un accertamento etc … ) gli interessati hanno diritto di consultare e di avere copia di quest’ultimo.
Solo leggi, regolamenti governativi o regolamenti delle singole amministrazioni possono sottrarre all’accesso particolari categorie di documenti amministrativi.